3 Imponerande Google Docs-skript för att automatisera dina dokument

• Programmering

Annons

Det finns många goda skäl till att du bör använda molnbaserade Google Docs snarare än applikationsbaserade ordbehandlingsappar som Microsoft Word. En av de viktigaste är att du kan skapa några mycket användbara automatiseringar med hjälp av kraftfulla Google-skript.

Här är tre skript som låter dig bygga ett dokument från användarprompt, importera Google Analytics till en Google Doc-rapport och skapa ett dokument från en Google Sheet-fil.

1. Använd instruktioner för att bygga ett dokument

Om du skickar ut samma e-post ofta kan en automatiserad dokumentmall verkligen hjälpa dig att spara tid. Det här kan vara något som en månatlig försäljningsrapport till din chef eller uppdateringar varje vecka till kollegor. Allt du skriver upp ofta kan automatiseras med en dokumentmall och ett Google-skript.

Det första steget är att skapa en dokumentmall. Att göra detta är lika enkelt som att skapa ett Google Doc. För de ord du vill fylla i, omge dem bara med två ## tecken, som exemplet nedan.

Inuti detta dokument kan du skapa ett Google-skript som körs när dokumentet öppnas. Ditt skript uppmanar dig att ange vart och ett av elementen som går in i dokumentet.

För att skapa ditt skript, klicka på menyalternativet Verktyg och klicka på Skriptedigeraren .

Ta bort koden som finns där i redigeringsfönstret och ersätt den med följande skript.

Detta skript kommer att få upp instruktioner när dokumentet öppnas, skapa ett nytt dokument med namnet på säljaren och dagens datum i titeln. Sedan fyller den i mallen fält med den information du har angett.

 function myFunction() { // Display a dialog box for each field you need information for. var ui = DocumentApp.getUi(); //var response = ui.prompt('Enter Name', 'Enter sales person's name', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt('Enter sales persons name'); var client1Response = ui.prompt('Enter client 1'); var sales1Response = ui.prompt('Enter sales 1'); var client2Response = ui.prompt('Enter client 2'); var sales2Response = ui.prompt('Enter sales 2'); var client3Response = ui.prompt('Enter client 3'); var sales3Response = ui.prompt('Enter sales 3'); var commissionResponse = ui.prompt('Enter commission'); var date = new Date(); //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText()); body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText()); body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText()); body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText()); body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText()); } 

Byt ut dokument-ID-koden i skriptet ovan med dokument-ID för malldokumentet.

Du hittar detta inbäddat i webbadressen när du redigerar malldokumentet.

Klicka på skivaikonen i Google Script-redigeringsfönstret för att spara skriptet.

Klicka sedan på körikonen för att testa att den fungerar.

När du kör skriptet för första gången kan du behöva godkänna behörigheter för ditt Google-konto för att köra skriptet.

Tillbaka i malldokumentet ser du snabbfönstren dyker upp efter varandra. Fyll i fälten med de data du vill gå in i dokumentet.

När du är klar kommer skriptet att skapa ett nytt dokument i din Google Drive-rotmapp med all information du har angett fyllt i.

Slutligen behöver du bara konfigurera skriptet så att det körs varje gång du öppnar malldokumentet.

I fönstret Google Script Editor klickar du på Redigera> Aktuella projektets triggers .

Klicka på knappen Lägg till triggare i nedre högra hörnet. Se till att Välj händelsetyp är På öppen .

Rulla ner och klicka på Spara så är du klar.

2. Importera Google Analytics till en dokumentrapport

Oavsett om du äger en webbplats, eller om du arbetar för någon som äger en, är det ofta ett krav att mäta webbplatstrafik och prestanda Kontrollera webbplatstrafik med dessa 7 toppverktyg Kontrollera webbplatstrafik med dessa 7 toppverktyg Kontrollera webbplatsens trafik är inte svårt med rätt verktyg. Här är flera av de bästa webbplatserna för trafikanalys. Läs mer och ge den i en formaterad rapport.

Du kan använda samma mallmetod som avsnittet ovan för att exportera webbplatsinformation från Google Analytics och mata ut dem till en välformaterad Google Docs-rapport.

Skapa först en rapportmall precis som du gjorde i föregående avsnitt. I det här exemplet kommer mallen att konfigureras för att ge totalt användare, sessioner och sidvisningar för den senaste veckan.

Gå sedan in i Google Docs Script Editor med samma steg som föregående avsnitt.

Aktivera åtkomst till Google Analytics-data genom att följa stegen nedan.

1. I skriptredigeringsfönstret väljer du Resurser och sedan Avancerade Google-tjänster
2. Klicka på / av bredvid Google Analytics API
3. Klicka på länken till Google Cloud Platform API Dashboard under dialogrutan
4. Klicka på Aktivera API: er och tjänster i molnplattformfönstret
5. Sök efter Analytics och klicka på Analytics API
6. Klicka på knappen Aktivera för att aktivera detta API för ditt skript
7. Gå tillbaka till skriptredigeringsfönstret och klicka på OK för att stänga fönstret Advanced Google Services

Nu när du har aktiverat integration med Google Analytics API är du redo att automatiskt skapa din rapport.

Klistra in följande kod i skripteditorns kodfönster.

 function myFunction() { var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays(7); // 1 week ago. var endDate = getLastNdays(0); var date = new Date(); var results = Analytics.Data.Ga.get( tableId, startDate, endDate, 'ga:users, ga:sessions, ga:pageviews', {'dimensions': 'ga:date'}); var data = []; var totals = results.totalsForAllResults; for (metricName in totals) { data.push(totals[metricName]); } var users = data[0] var sessions = data[1] var pageviews = data[2] // Output to Google Doc. //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(date + ' Website Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##startdate##', startDate); body.replaceText('##enddate##', endDate); body.replaceText('##users##', users); body.replaceText('##sessions##', sessions); body.replaceText('##pageviews##', pageviews); } function getLastNdays(nDaysAgo) { var today = new Date(); var before = new Date(); before.setDate(today.getDate() - nDaysAgo); return Utilities.formatDate(before, 'GMT', 'yyyy-MM-dd'); } 

Byt ut dokument-ID-koden i skriptet ovan med dokument-ID för malldokumentet. Ersätt också Analytics-ID med ID som visas på din webbplats i Google Analytics.

Klicka på skivaikonen i Google Script-redigeringsfönstret för att spara skriptet.

Klicka på körikonen för att testa att den fungerar.

När du kör skriptet för första gången måste du godkänna behörigheter för ditt Google-konto för att köra skriptet.

Om du kör skriptet skapas ett nytt dokument i din Google Drive-rotmapp med all information om webbplatsens prestanda för den senaste veckan.

Slutligen behöver du bara ställa in skriptet som ska köras varje vecka.

I Google Script Editor-fönstret klickar du på Redigera och Aktuella projektets triggers .

Klicka på knappen Lägg till triggare i nedre högra hörnet. Ändra Välj händelsekälla till tidsstyrd. Ändra Välj typ av tidsbaserad trigger till Week timer .

Rulla ner och klicka på Spara så skriptet körs varje vecka och skapar en ny veckorapport.

3. Skapa ett dokument från ett Google-ark

Det finns tillfällen när du behöver överföra information från ett kalkylblad till ett dokument, till exempel som att utveckla rapporter eller logga information.

Om du tycker att du gör detta ofta kan du spara tid genom att integrera Google Sheets med Google Docs. För det här skriptet kommer du att använda Google Scripts Editor inuti Google Sheets, eftersom det är där data kommer från.

Först ska du skapa ditt mallförsäljningsdokument precis som du gjorde i det första avsnittet i den här artikeln och bädda in variabler omgiven av ## symbolen.

Uppgifterna för dessa rapporter kommer från ditt Google Sheets-kalkylblad, som kan se ut som det här exemplet.

För att skapa ditt skript, inuti Google Sheets, klicka på menyalternativet Verktyg och klicka på Skriptedigeraren .

Klistra in följande skript i redigeringsskriptfönstret.

 function myFunction() { var date = new Date(); // Opens SS by its ID var ss = SpreadsheetApp.openById(""); var sheet = ss.getSheetByName('Sam'); // or whatever is the name of the sheet //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam ' + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); var range = sheet.getRange("A2:B4"); body.replaceText('##name##', 'Sam'); for (var i=1; i<4; i++) { cell = range.getCell(i, 1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i, 2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales); } } 

Byt ut dokument-ID i skriptet ovan med dokument-ID för malldokumentet. Ersätt också Google Sheet ID med ID för din data Google Sheet.

Klicka på skivaikonen i Google Script-redigeringsfönstret för att spara skriptet.

Klicka på körikonen för att testa att den fungerar.

Kom ihåg att när du kör skriptet för första gången måste du godkänna behörigheter så att det får åtkomst till ditt Google-konto.

När du kör skriptet skapar det ett nytt dokument i din Google Drive-rotmapp med all försäljningsinformation från kalkylarket.

Det är också möjligt att bläddra igenom arkflikarna och skapa ett nytt försäljningsutgångsdokument för varje säljare i ditt team.

Varför inte leka med skriptet ovan och se om du kan dra bort det här?

Använda Google-skript och Google-dokument

Google Docs verkar som en enkel ordbehandlare, men som du ser när du integrerar Google Analytics multiplicerar det funktionaliteten i denna molnapp.

Mallar i Google Dokument är en viktig del av det som gör allt detta fungerar. Du skulle bli förvånad över hur mycket att använda mallar i Google Docs 24 Google Docs-mallar som kommer att göra ditt liv enklare 24 Google Docs-mallar som kommer att göra ditt liv enklare Dessa tidsbesparande Google Docs-mallar hjälper dig att avsluta dina dokument istället för att kämpa för sätta ihop dem. Läs mer kan göra allt du gör mycket mer effektivt. Testa dem, och lägg till dina egna kreativa Google Script-automationer också.

Utforska mer om: Google Docs, Google Script, Google Sheets.